Hồ sơ năng lực công ty – Định nghĩa và cách làm chi tiết

Hồ sơ năng lực công ty là tài liệu giới thiệu về công ty từ tổng quan đến năng lực và kinh nghiệm để tham gia hồ sơ thầu hoặc làm tài liệu bán hàng. Đây là cuốn tài liệu cần nhưng rất nhiều doanh nghiệp thiếu. Bài viết dưới đây Rubee sẽ cung cấp thông tin về khái niệm, tác dụng, cấu trúc cơ bản, quy trình thực hiện và các mẫu hồ sơ năng lực minh hoạ giúp các doanh nghiệp hiểu đúng và nắm bắt được cách thức triển khai một cách dễ dàng.

Rubee là đơn vị đã có trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế hồ sơ năng lực công ty. Sở hữu đội ngũ thiết kế đến từ các trường đại học mỹ thuật hàng đầu Hà Nội, đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm cùng quy trình làm việc bài bản, Rubee đã giúp hàng nghìn Doanh nghiệp sở hữu những cuốn hồ sơ năng lực ấn tượng, tự tin chào thầu, tự tin quảng bá.

Một số thương hiệu Rubee đã từng hợp tác có thể kể đến như: Tập đoàn Picenza, Công ty cổ phần xây dựng Hợp Lực, Công ty CPXD Bông Sen Vàng (Golden Lotus), Công ty TNHH Tư vấn Đại học Xây dựng (CCU), Công ty cổ phần Hàng tiêu dùng Masan, Tổng công ty may Hưng Yên, Công ty TNHH bảo hiểm nhân thọ Sun Life Việt Nam,….

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Website: www.rubee.com.vn
• Hotline: 090 222 8998 – 0936 438 238
• Email: contact@rubee.com.vn
• Fanpage: Rubee Branding
• Our Profile: www.rubee.com.vn/eprofile.html
• Xem thêm: Mẫu hồ sơ năng lực công ty

1. Hồ sơ năng lực công ty là gì?

Một cuốn profile hay còn gọi là hồ sơ năng lực được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, gồm nhiều trang A4 – thể hiện dưới dạng hình ảnh đi kèm nội dung. Hồ sơ năng lực cung cấp thông tin tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, điểm khác biệt, sản phẩm – dịch vụ, khách hàng và các dự án của công ty đã thực hiện. Nó được coi là tài liệu vô cùng quan trọngđể tham gia dự thầu, làm tài liệu để bán hàng hay quảng bá doanh nghiệp.

Một cách hiểu khác về tài liệu này, hồ sơ năng lực công ty giống như một CV doanh nghiệp, một profile doanh nghiệp. Nếu CV cá nhân có vai trò giới thiệu về năng lực, kinh nghiệm của một ứng viên, giúp họ ứng tuyển vào vị trí mong muốn. Thì CV doanh nghiệp cũng tương tự vì nó thể hiện được năng lực và kinh nghiệm giúp doanh nghiệp thầu các dự án, gia tăng lợi thế cạnh tranh và nâng tầm vị thế, nâng cao sự chuyên nghiệp.

Trước kia hồ sơ năng lực được sử dụng nhiều trong đấu thầu dự án ngành xây dựng, nhằm chứng minh năng lực của công ty qua các công trình, dự án. Ngày nay, nó được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực, như một tài liệu bán hàng trực tiếp, hiệu quả.

Tổng quan về hồ sơ năng lực công ty:

• Chức năng: tài liệu dự thầu, tài liệu bán hàng
• Mục đích: giới thiệu doanh nghiệp, quảng bá doanh nghiệp, tham gia thầu
• Ngành nghề, lĩnh vực: tất cả các ngành nghề, lĩnh vực
• Định dạng: ấn phẩm hoặc điện tử
• Kích thước: A4, A5, khổ đứng hoặc ngang
• Dung lượng: 12-32 trang trở lên (số trang chia hết cho 4)

2. Các loại hồ sơ năng lực công ty phổ biến

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ 4.0, internet phủ sóng khắp toàn cầu thì nhu cầu quảng bá online là cần thiết hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp có thể tận dụng điều này để quảng bá trên mọi mặt trận từ trực tiếp đến online. Cuốn profile vì vậy cũng được phát triển các định dạng khác để cập nhật xu thế.

Có 2 loại profỉle công ty chính:

• Profile dạng quyển: đây là tài liệu được thiết kế và in ấn thành phẩm với số lượng lớn. Doanh nghiệp có thể mang theo mọi nơi để cho vào hồ sơ chào thầu, dự thầu, tài liệu đi kèm với các tài liệu bán hàng khác. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng để trao tay làm quà tặng cho khách hàng, đối tác.

• Profile điện tử: đây là định dạng profile sử dụng để up lên các kênh online của doanh nghiệp như website. Profile này còn có tên gọi khác là profile online hay E-profile. Khách hàng, đối tác, người dùng chỉ cần có thiết bị được kết nối internet là có thể xem được profile của doanh nghiệp một cách dễ dàng. Tất nhiên là vẫn đầy đủ các bước thiết kế, tuy nhiên thay vì in ấn thì chúng ta sử dụng luôn định dạng online.

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc trong thời đại kỹ thuật số này họ nên làm profile định dạng gì? Rubee luôn tư vấn doanh nghiệp nên kết hợp cả 2 định dạng profile để tận dụng tối đa cơ hội tiếp cận khách hàng cả kênh truyền thống và kênh online. Đặc biệt, với 2 định dạng, doanh nghiệp dễ dàng sử dụng linh hoạt trong mọi trường hợp. Với trường hợp gặp gỡ trực tiếp, một cuốn hồ sơ năng lực công ty chắc chắn cần thiết và ngược lại với việc giao tiếp online, doanh nghiệp lại cần đến một bản E-profile.

3. Tác dụng của hồ sơ năng lực công ty

Hồ sơ năng lực được xem như một “CV rút gọn” của doanh nghiệp, một giải pháp hiệu quả để giới thiệu doanh nghiệp và thể hiện thế mạnh, năng lực của doanh nghiệp. Chúng được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Khi tham gia đấu thầu một dự án

Khi tham gia một sân chơi lớn, việc doanh nghiệp cần đó là có hình ảnh chuyên nghiệp với một bộ hồ sơ dự thầu đủ tiêu chuẩn. Một bộ profile công ty ấn tượng sẽ làm cho hình ảnh công ty nổi bật hơn cả, góp phần gia tăng lợi thế cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu.

• Khi gặp gỡ trực tiếp khách hàng, đối tác

Khi làm việc với các đối tác lớn, cuốn profile có thể giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi thường xuyên về năng lực công ty. Ví dụ như « công ty bạn làm về lĩnh vực gì, ở đâu ? Thành lập từ năm nào ? Có bao nhiêu nhân sự ? » Với những dạng câu lặp đi lặp lại như này, cuốn profile công ty sẽ đáp ứng được. Bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn khi sở hữu một cuốn profile ấn tượng này.

• Khi tham gia hội thảo, giao lưu các doanh nghiệp

Là ấn phẩm trao tay giúp doanh nghiệp tự tin giới thiệu về mình trong các buổi hội thảo, giao lưu giữa các doanh nghiệp. Đặc biệt với một thiết kế ấn tượng, thông tin tổng quan, dễ hiểu sẽ giúp đối tác nắm bắt nhanh thông tin về doanh nghiệp và gây ấn tượng ngay từ lần đầu.

• Khi tổ chức các lễ kỷ niệm, sự kiện quan trọng của công ty

Cuốn hồ sơ năng lực công ty là quà tặng ý nghĩa dành tặng khách hàng, đối tác, nhân viên trong những dịp quan trọng. Đây là một hình thức quảng bá trực tiếp giúp công ty được ghi nhớ tốt hơn.

• Bán hàng/bán dịch vụ

Profile công ty không phải tài liệu bán hàng trực tiếp mà gián tiếp gia tăng uy tín, sự tin tưởng về thương hiệu cho khách hàng. Từ đó, khách hàng dễ dàng ra quyết định mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của công ty. Với profile công ty, bạn hoàn toàn có thể gửi qua mail kèm với bộ tài liệu bán hàng khác hoặc thuyết trình trước khách hàng.

TÌM HIỂU THÊM: BỘ TÀI LIỆU BÁN HÀNG GỒM NHỮNG GÌ?

• Giới thiệu công ty trên nền tảng số

Với e-profile, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiếp cận với lượng lớn khách hàng truy cập online. Chỉ một đường link, người dùng có thể nắm bắt thông tin về doanh nghiệp chi tiết. Từ đó có những quyết định hợp tác với thương hiệu trong tương lai.

4. Hồ sơ năng lực công ty gồm bao nhiêu trang?

Thực tế, không có quy định chung cho dung lượng trang trong cuốn hồ sơ năng lực. Mỗi công ty khác nhau về ngành nghề, quy mô, năng lực và mục đích làm hồ sơ năng lực. Vì vậy, dung lượng trang chỉ nên tham khảo sao cho phù hợp. Một vài lưu ý về số lượng trang trong cuốn hồ sơ năng lực công ty.

• Số lượng trang thông thường từ 12 đến 20 trang trở lên
• Đảm bảo số trang phải chia hết cho 4 để không có trang trắng
• Doanh nghiệp mới thành lập, dung lượng trang thường từ 12 đến 20 trang. Doanh nghiệp lớn, dung lượng trang thường từ 20 trang trở lên để thể hiện rõ quy mô và năng lực.
• Xác định số trang ngay từ đầu để triển khai dàn trang, chia trang phù hợp. Số trang có thể phát sinh nếu thông tin doanh nghiệp muốn thể hiện nhiều hơn dung lượng trang xác định ban đầu.

5. Thiết kế hồ sơ năng lực công ty gồm những gì?

Thiết kế hồ sơ năng lực sẽ trở nên chuyên nghiệp nếu được triển khai bởi một đội ngũ chuyên môn cùng một quy trình nhất quán, thống nhất. Quy trình làm hồ sơ năng lực công ty cơ bản gồm 5 bước:

• Biên tập nội dung
• Dịch thuật (với hồ sơ năng lực song ngữ)
• Chụp hình hồ sơ năng lực
• Thiết kế hồ sơ năng lực
• In ấn hồ sơ năng lực

Doanh nghiệp có thể tự làm một số hạng mục như: biên tập nội dung, tự chụp hình hoặc thuê dịch vụ làm hồ sơ năng lực công ty trọn gói tuỳ theo nhu cầu và ngân sách.

6. Nội dung hồ sơ năng lực công ty gồm những gì?

Dù hồ sơ năng lực công ty gồm bao nhiêu trang thì bố cục cuốn hồ sơ cơ bản sẽ bao gồm các phần sau. Dưới đây, chúng tôi lấy mốc 12 trang để doanh nghiệp dễ hình dung. Doanh nghiệp muốn thể hiện phần nội dung nào chính thì số lượng trang phần đó sẽ nhiều hơn.

Trang bìa ngoài đầu

• Logo công ty
• Tiêu đề bìa: Profile hoặc hồ sơ năng lực
• Tên công ty
• Slogan công ty

Trang trong 1

• Giới thiệu công ty: lịch sử hình thành, thông điệp
• Thông tin pháp lý

Trang trong 2

• Tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi
• Định hướng phát triển

Trang trong 3

• Sơ đồ tổ chức của công ty
• Hình ảnh thành viên chủ chốt của công ty
• Đối với công ty mới: có thể nhấn mạnh đến điểm mạnh của thành viên chủ chốt

Trang trong 4

Lĩnh vực hoạt động chính của công ty có kèm hình ảnh minh hoạ

Trang trong 5

Sản phẩm/dịch vụ chính kèm hình minh hoạ

Trang trong 6

Năng lực doanh nghiệp tuỳ theo từng lĩnh vực kinh doanh:

• Năng lực nhân sự
• Năng lực sản xuất
• Năng lực thiết kế
• Trang thiết bị máy móc

Trang trong 7

• Trình bày các dự án tiêu biểu công ty đã thực hiện được, có kèm thông tin chính và hình ảnh minh hoạ.
• Nếu ít dự án, có thể trình bày tất cả hoặc chỉ một vài dự án tiêu biểu
• Nếu dự án quá nhiều, có thể trình bày một vài dự án tiêu biểu và liệt kê dự án/công trình theo bảng biểu để tăng tính thuyết phục.

Trang trong 8

Trình bày các hoạt động khác nhau của công ty về các phương diện: kinh doanh, sản xuất, văn hoá, hoạt động xã hội như từ thiện, bảo vệ môi trường,..

Trang trong 9

Chứng chỉ, chứng nhận, bằng khen

Trang trong 10

Đối tác, khách hàng: liệt kê tên và logo

Trang bìa cuối

• Logo, Thông tin liên hệ của công ty (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, website, email…)
• Các chi nhánh và văn phòng đại diện

Cấu trúc trên là bố cục cơ bản của cuốn hồ sơ năng lực công ty. Đối với mỗi nhóm ngành nghề, đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những phần nội dung được chú trọng hơn các phần còn lại. Các phần có thể bổ sung thêm trang để phù hợp với quy mô và năng lực doanh nghiệp. Ví dụ:

• Trang về lĩnh vực hoạt động
• Trang về sản phẩm/dịch vụ
• Trang về năng lực doanh nghiệp
• Trang về dự án tiêu biểu

Ngoài ra, nếu profile trên 20 trang cần có thêm trang mục lục để người xem nắm bắt được tổng quan các mục nội dung chính.

7. Chuẩn bị gì trước khi làm hồ sơ năng lực công ty?

Định hướng là tiên quyết

Doanh nghiệp cần thống nhất yêu cầu về: dung lượng trang, phong cách thiết kế, hạng mục thuê, số lượng in ấn, chất liệu in ấn. Nếu doanh nghiệp chưa có định hướng rõ ràng, các chuyên viên Rubee sẽ khai thác các thông tin giúp doanh nghiệp hiểu chính mình để tìm ra định hướng chính cho cuốn hồ sơ năng lực của doanh nghiệp.

Thông tin trong cuốn hồ sơ năng lực

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một file thông tin bao gồm: tất cả các thông tin giới thiệu doanh nghiệp, thông tin sản phẩm/dịch vụ, thông tin về dự án,..

Hình ảnh trong cuốn hồ sơ năng lực

Doanh nghiệp cần chuẩn bị file hình ảnh bao gồm:

• Hình ảnh công ty, hình ảnh nhân sự, hình ảnh lãnh đạo, ..
• Hình ảnh nhà máy/nhà xưởng, hình ảnh quy trình sản xuất,…
• Hình ảnh sản phẩm/dịch vụ/dự án.
• Hình ảnh khách hàng/đối tác tiêu biểu
• Hình ảnh chứng chỉ/chứng nhận/khen thưởng,…

Đối với hình ảnh cần đảm bảo: minh hoạ phù hợp với nội dung và đảm bảo chất lượng để in ấn.

Doanh nghiệp có thể sử dụng hình ảnh có sẵn nếu đảm bảo các yếu tố trên hoặc thuê dịch vụ chụp hình profile để đảm bảo nhất quán với nội dung. Ngoài ra, những hình ảnh này còn được lưu trữ để làm công cụ quảng bá hình ảnh doanh nghiệp về sau.

8. Có nên thuê dịch vụ thiết kế hồ sơ năng lực công ty trọn gói?

Dịch vụ làm hồ sơ năng lực công ty trọn gói giúp doanh nghiệp triển khai toàn bộ quá trình từ định hướng thiết kế cho đến thành phẩm bản in cuối. Doanh nghiệp sẽ kết hợp cùng đơn vị thiết kế để định hướng, chỉnh sửa, phản hồi, bổ sung sao cho thống nhất phương án cuối cùng cho việc thiết kế và in ấn.

Thuê dịch vụ thiết kế hồ sơ năng lực trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp:

• Sở hữu thành phẩm hồ sơ năng lực nhất quán, chuyên nghiệp
• Tiết kiệm thời gian hơn thay cho việc phải liên hệ với nhiều đơn vị khác nhau
• Tiết kiệm chi phí hơn khi thuê lẻ từng hạng mục
• Chất lượng cuốn hồ sơ được đảm bảo bản in giống với bản thiết kế
• Được định hướng chi tiết a-z để việc làm hồ sơ năng lực diễn ra nhanh và hiệu quả

9. Mẫu thiết kế hồ sơ năng lực công ty tại Rubee

9.1. Mẫu hồ sơ năng lực công ty xây dựng Hợp lực

9.2. Mẫu hồ sơ năng lực tổng công ty may Hưng Yên

9.3. Mẫu hồ sơ năng lực công ty bất động sản Nhà Phát

9.4. Mẫu hồ sơ năng lực spa Aquamedi

9.5. Mẫu hồ sơ năng lực nha khoa Tâm Thiện Mỹ

XEM THÊM: THƯ VIỆN MẪU HỒ SƠ NĂNG LỰC CÔNG TY ẤN TƯỢNG

10. Công ty thiết kế hồ sơ năng lực trọn gói

• 10 năm kinh nghiệm thiết kế hồ sơ năng lực công ty đa lĩnh vực
• 100% hoạ sĩ chuyên nghiệp từ các trường mỹ thuật hàng đầu Việt Nam và trên 5 năm kinh nghiệm
• Chuyên viên tư vấn thương hiệu trên 10 năm kinh nghiệm
• Hơn 3000 khách hàng đã tin tưởng hợp tác
• Quy trình làm việc bài bản, rõ ràng, đảm bảo tiến độ
• Cam kết không giới hạn phương án thiết kế
• Cam kết không giới hạn số lần hiệu chỉnh
• Bàn giao chỉ khi khách hàng thực sự hài lòng

Có thể nói, đội ngũ thiết kế in-house chắc chắn hiểu rõ về doanh nghiệp nhưng lại thiếu kinh nghiệm làm profile công ty. Trong khi đó, profile 4.0 ngày nay cần tinh giản thiết kế, chủ yếu thể hiện cái người đọc cần chứ không phải trình bày toàn bộ những gì doanh nghiệp có.

Chính vì vậy, Rubee mang đến giải pháp thiết kế profile chuyên nghiệp, trọn gói giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu, tự tin giới thiệu, quảng bá, bán hàng! Doanh nghiệp sẽ nhận được đa dạng các định dạng file với các mục đích khác nhau: để đọc, để in ấn, để lưu trữ, để up lên các nền tảng online.

Hồ sơ năng lực mặc dù được xem như một “CV rút gọn” của doanh nghiệp, một giải pháp hiệu quả để thể hiện thế mạnh doanh nghiệp NHƯNG ĐÓ PHẢI LÀ MỘT PROFILE CHUYÊN NGHIỆP. Ngược lại, nếu ấn phẩm được thiết kế với nội dung sơ sài, mờ nhạt sẽ khiến người xem cảm nhận về sự không chuyên nghiệp, chỉn chu của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị thiết kế profile chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm để cuốn hồ sơ năng lực  thực sự là “bảo bối vô giá”.

11. Báo giá làm hồ sơ năng lực công ty

Chi phí làm hồ sơ năng lực công ty sẽ khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố:

• Hạng mục doanh nghiệp thuê: biên tập nội dung, dịch thuật, chụp hình, thiết kế, in ấn.
• Dung lượng trang trong cuốn hồ sơ: chi phí 1 trang nhân với số trang
• In ấn: chất liệu in, số lượng đặt in và quy cách gia công
• Để được báo giá và tư vấn chi tiết, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu và ngân sách thực hiện

Như vậy, hồ sơ năng lực thực chất là việc cung cấp thông tin cơ bản và nổi bật của một doanh nghiệp theo một cách khoa học và đẹp mắt nhằm đạt được những mục đích bán hàng của mình. Sau bài viết này hy vọng doanh nghiệp đã biết hồ sơ năng lực công ty gồm những gì, việc của doanh nghiệp là chọn đúng đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để có thể sở hữu ấn phẩm khác biệt, gia tăng lợi thế cạnh tranh.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Website: www.rubee.com.vn

Hotline: 090 222 8998 – 0936 438 238

Email: contact@rubee.com.vn

Fanpage: www.facebook.com/rubee.branding