Kiến thức thiết kế

Hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile là văn bản pháp lý quan trọng giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiến độ dự án. Việc nắm rõ các điều khoản cốt lõi sẽ giúp hai bên hạn chế tranh chấp và phối hợp hiệu quả hơn. Hãy cùng Rubee tìm hiểu chi tiết các lưu ý quan trọng trong loại hợp đồng này ngay sau đây.

Hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile là gì?

Hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile là một loại hợp đồng dịch vụ dân sự, trong đó bên cung cấp dịch vụ (Agency hoặc Designer) cam kết thực hiện việc sáng tạo nội dung, hình ảnh và dàn trang để tạo ra một bộ hồ sơ năng lực hoàn chỉnh theo yêu cầu của bên thuê (Doanh nghiệp). Ngược lại, bên thuê có trách nhiệm cung cấp thông tin, phối hợp kiểm duyệt và thanh toán thù lao theo thỏa thuận.

Bản hợp đồng này đóng vai trò là kim chỉ nam cho toàn bộ dự án, cụ thể hóa các mong muốn trừu tượng thành các tiêu chí kỹ thuật và thời gian cụ thể. Nó bảo vệ Agency khỏi việc bị lạm dụng sức lao động (chỉnh sửa quá nhiều lần) và bảo vệ Doanh nghiệp khỏi rủi ro chậm tiến độ hoặc sản phẩm không đạt chất lượng.

Các điều khoản cốt yếu không thể thiếu trong hợp đồng

Để một bản hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile thực sự có giá trị, các điều khoản dưới đây phải được chi tiết hóa tối đa.

Phạm vi công việc

Đây là phần mô tả “khối lượng công việc” mà bên thiết kế phải đảm nhiệm. Nếu không rõ ràng, bên thuê có thể yêu cầu thêm nhiều hạng mục mà không trả thêm tiền.

• Số lượng trang: Quy định rõ số trang dự kiến (ví dụ: 20 trang, 24 trang…).
• Ngôn ngữ: Thiết kế đơn ngữ hay song ngữ (Việt – Anh, Việt – Nhật…).
• Hạng mục thực hiện: Có bao gồm viết nội dung không? Có bao gồm chụp ảnh văn phòng/nhà máy không? Hay chỉ đơn thuần là dàn trang đồ họa?

Quy trình bàn giao và số lần chỉnh sửa

Một trong những xung đột lớn nhất thường nằm ở việc “chỉnh sửa”. Trong hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile, cần quy định:

Số lần chỉnh sửa: Thông thường là 3 lần cho bản phác thảo chính thức. Mọi yêu cầu phát sinh sau đó sẽ tính phí thêm. Hoặc không giới hạn chỉnh sửa theo thoả thuận hợp đồng.

Quy cách file: Bên thiết kế phải bàn giao file gốc (AI, Indesign) để in ấn và file PDF chất lượng cao để gửi đối tác qua email.

Thời gian thực hiện và tiến độ

Thời gian cần được chia nhỏ theo từng giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Gửi định hướng thiết kế sau 3-5 ngày ký hợp đồng.
• Giai đoạn 2: Hoàn thành bản demo chi tiết.
• Giai đoạn 3: Chỉnh sửa và hoàn thiện.

Trách nhiệm phối hợp: Hợp đồng cần nêu rõ nếu bên thuê chậm cung cấp tư liệu hoặc chậm phản hồi duyệt mẫu, thời gian hoàn thành sẽ được gia hạn tương ứng.

Điều khoản về Tài chính và Thanh toán

Tiền bạc luôn là vấn đề nhạy cảm, do đó điều khoản này trong Hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile cần sự minh bạch tuyệt đối.

• Tổng giá trị: Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ. Lưu ý về thuế VAT 8% hoặc 10%.
• Lộ trình thanh toán:

+ Đợt 1: Đặt cọc 30-50% ngay sau khi ký hợp đồng để bên thiết kế triển khai.

+ Đợt 2: Thanh toán thêm 30-40% sau khi duyệt bản demo.

+ Đợt 3: Thanh toán phần còn lại sau khi bàn giao đầy đủ file gốc.

• Chi phí phát sinh: Nếu khách hàng yêu cầu thêm các hạng mục ngoài phạm vi ban đầu (ví dụ mua ảnh Stock có bản quyền, thuê mẫu ảnh chuyên nghiệp), chi phí này sẽ do ai chi trả?

Quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật thông tin

Đây là điều khoản quan trọng nhất về mặt pháp lý trong hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile.

Chuyển giao quyền sở hữu: Quy định rõ bên thuê chỉ có quyền sở hữu toàn bộ sản phẩm (bao gồm quyền sao chép, sửa đổi) sau khi đã thanh toán đủ 100% kinh phí.

Quyền tác giả: Bên thiết kế có quyền giữ tên tác giả và được phép trưng bày sản phẩm trong danh mục dự án (Portfolio) của mình trừ khi có thỏa thuận khác.

Bảo mật: Trong quá trình làm Company Profile, doanh nghiệp phải cung cấp nhiều tài liệu nội bộ, báo cáo tài chính, sơ đồ tổ chức. Bên thiết kế cam kết không tiết lộ các thông tin này cho bất kỳ bên thứ ba nào.

Chế tài xử lý vi phạm và chấm dứt hợp đồng

Để đảm bảo tính răn đe, hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile cần có các mức phạt vi phạm:

Phạt chậm tiến độ: Nếu Agency giao bài trễ, có thể bị trừ 1-2% giá trị hợp đồng cho mỗi ngày chậm trễ.

Phạt chậm thanh toán: Khách hàng chậm trả tiền phải chịu lãi suất theo quy định của ngân hàng.

Chấm dứt hợp đồng: Nếu một bên vi phạm nghiêm trọng các cam kết (ví dụ bên thiết kế biến mất không liên lạc được, hoặc bên thuê thay đổi hoàn toàn ý tưởng khi dự án đã xong 90%), bên còn lại có quyền đơn phương chấm dứt và yêu cầu bồi thường.

Những lưu ý “xương máu” khi ký kết hợp đồng thiết kế

Trước khi đặt bút ký vào bản hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile, hãy lưu ý 3 điểm sau:

Kiểm tra kỹ bảng phụ lục: Bảng này nên liệt kê chi tiết danh mục các trang (Trang bìa, Thư ngỏ, Tầm nhìn, Sơ đồ tổ chức, Dự án tiêu biểu…). Càng chi tiết, việc nghiệm thu càng dễ dàng.

Lưu ý về bản quyền hình ảnh/Font chữ: Hãy đảm bảo rằng Agency sử dụng các font chữ và hình ảnh có bản quyền hoặc đã được mua quyền sử dụng. Bạn sẽ không muốn công ty mình dính vào rắc rối pháp lý sau khi in ấn hàng ngàn cuốn Profile.

Hình thức hợp đồng: Nên ưu tiên ký hợp đồng giấy có dấu mộc đỏ hoặc hợp đồng điện tử có chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý cao nhất trước pháp luật.

Kết luận

Một bản hợp đồng dịch vụ thiết kế company profile được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ là “lá chắn” pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của cả doanh nghiệp và đơn vị thiết kế. Nó giúp quy trình làm việc trở nên trơn tru, giúp các ý tưởng sáng tạo được bay bổng trong một khuôn khổ an toàn. Đừng vì nể nang hoặc muốn nhanh chóng triển khai mà bỏ qua các bước rà soát điều khoản quan trọng.

Doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế profile công ty, liên hệ ngay với công ty thiết kế profile Rubee để được tư vấn miễn phí.

• Hotline: 090 222 8998 – 0936 438 238
• Website: www.rubee.com.vn
• Email: contact@rubee.com.vn
• Fanpage: Rubee Branding